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4open Handbuch: Unterschied zwischen den Versionen
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[[Datei:4open_logo.png|mini|[https://versdirekt.de/de/4opendigital-maklerverwaltungsprogramm Infos zum Maklerprogramm 4open]]] | |||
Stand | [[Datei:Versdirekt.png|mini|[https://versdirekt.de/ zur VERSDIREKT GmbH]]] | ||
Stand 06/2022<br /> | |||
= '''das Wichtigste zuerst''' = | = '''das Wichtigste zuerst''' = | ||
4open ist das Maklerverwaltungsprogamm (MVP) der [http://www.versdirekt.de Versdirekt GmbH]. | |||
Sollten Sie die Seite zufällig gefunden haben, gelangen Sie hier direkt zum [https://versdirekt.de/de/preise Bestellschein]. | |||
=== Systemvoraussetzungen === | === Systemvoraussetzungen === | ||
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'''<sup>1</sup> responsive design''' (im Deutschen auch responsives Webdesign genannt oder kurz RWD, englisch responsive ‚reagierend‘) handelt es sich um ein gestalterisches und technisches Paradigma zur Erstellung von Websites, so dass diese auf Eigenschaften des jeweils benutzten Endgeräts, vor allem Smartphones und Tabletcomputer, reagieren können. Der grafische Aufbau einer „responsiven“ Website erfolgt anhand der Anforderungen des jeweiligen Gerätes, mit dem die Website betrachtet wird. Dies betrifft insbesondere die Anordnung und Darstellung einzelner Elemente, wie Navigationen, Seitenspalten und Texte, aber auch die Nutzung unterschiedlicher Eingabemethoden von Maus (klicken, überfahren) oder Touchscreen (tippen, wischen). Quelle: Auszug Wikipedia<br /> | '''<sup>1</sup> responsive design''' (im Deutschen auch responsives Webdesign genannt oder kurz RWD, englisch responsive ‚reagierend‘) handelt es sich um ein gestalterisches und technisches Paradigma zur Erstellung von Websites, so dass diese auf Eigenschaften des jeweils benutzten Endgeräts, vor allem Smartphones und Tabletcomputer, reagieren können. Der grafische Aufbau einer „responsiven“ Website erfolgt anhand der Anforderungen des jeweiligen Gerätes, mit dem die Website betrachtet wird. Dies betrifft insbesondere die Anordnung und Darstellung einzelner Elemente, wie Navigationen, Seitenspalten und Texte, aber auch die Nutzung unterschiedlicher Eingabemethoden von Maus (klicken, überfahren) oder Touchscreen (tippen, wischen). Quelle: Auszug Wikipedia<br /> | ||
=== Installation "4open | === Installation "4open" === | ||
Der Server wurde bei einem deutschen Provider angemietet. Die TOM <sup>1</sup> der VERSDIREKT GmbH erhalten Sie hier. Datenschutz / TOM gemäß §9 bdsg Die Software 4OpenVMSCloud wurde so entwickelt, dass alle derzeit bekannten Angriffsszenarien auf die Daten - und natürlich ganz speziell die Kundendaten - ausgeschlossen sind. | Der Server wurde bei einem deutschen Provider angemietet. Die TOM <sup>1</sup> der VERSDIREKT GmbH erhalten Sie hier. Datenschutz / TOM gemäß §9 bdsg Die Software 4OpenVMSCloud wurde so entwickelt, dass alle derzeit bekannten Angriffsszenarien auf die Daten - und natürlich ganz speziell die Kundendaten - ausgeschlossen sind. | ||
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= '''Kurzdokumentationen''' = | = '''Kurzdokumentationen''' = | ||
4open | 4open ist das Maklerverwaltungsprogramm, treffender, ein '''Insurance management system''', denn es beinhaltet neben dem digitalen Kundenaccount auch eine Vielzahl an Funktionen, die nicht nur die Tagesarbeit erleichtern, sondern die Vertriebsaktivitäten fördern, die Kommunikation mit dem Kunden und den Versicherungsgesellschaften erleichtert und beschleunigt. Die BIPRO <sup>1</sup> Schnittstelle (optionale Nutzung) trägt hierzu bei. | ||
Hinzu kommen die Vergleichsrechner für das Gewerbe- und das Privatgeschäft. Zwei Programme in einem und aufeinander abgestimmt, das ist 4open | Hinzu kommen die Vergleichsrechner für das Gewerbe- und das Privatgeschäft. Zwei Programme in einem und aufeinander abgestimmt, das ist 4open - mit der sinnvollen Ergänzung durch die Versicherungsvergleiche, dem umfangreichen Informationssystem und der BIPRO Schnittstelle. Für 4open steht ein Pluggin zur Verfügung, welches diese Dokumente in 4open beim entsprechenden Vertrag hinterlegt. Die Zuordnung erfolgt dabei halbautomatisch anhand der Versicherungsscheinnummer und dem Kundennamen.<br /> | ||
<sup>1</sup> '''BiPRO''' e.V. ist die neutrale Organisation der Finanzdienstleistungsbranche, in der sich Versicherungen, Vertriebspartner und Dienstleister zusammengeschlossen haben, um unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse zu optimieren. Gemeinschaftlich werden in Projekten fachliche und technische Normen entwickelt. Quelle: Bipro.net<br /> BiproBox ist ein Cloudservice von "Mr. Money", der es dem Makler erlaubt, die Zugangsdaten von derzeit ( | <sup>1</sup> '''BiPRO''' e.V. ist die neutrale Organisation der Finanzdienstleistungsbranche, in der sich Versicherungen, Vertriebspartner und Dienstleister zusammengeschlossen haben, um unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse zu optimieren. Gemeinschaftlich werden in Projekten fachliche und technische Normen entwickelt. Quelle: Bipro.net<br /> BiproBox ist ein Cloudservice von "Mr. Money", der es dem Makler erlaubt, die Zugangsdaten von derzeit (10/2019) 74 Versicherungsgesellschaften zu deren extraNets zu hinterlegen. BiproBox holt dann selbständig die Dokumente dieser 74 Gesellschaften ab. | ||
=== Kurzdokumentation - Makleraccount === | === Kurzdokumentation - Makleraccount === | ||
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- Newsletter2go - ein Profiprogramm zum newsletterversand 1.000 Aussendungen pro Monat gratis (optional)<br /> | - Newsletter2go - ein Profiprogramm zum newsletterversand 1.000 Aussendungen pro Monat gratis (optional)<br /> | ||
- Bestandsauswertungen - graphische Darstellungen (optional)<br /> | - Bestandsauswertungen - graphische Darstellungen (optional)<br /> | ||
- BIPRO Schnittstelle / PDF box - ca. | - BIPRO Schnittstelle / PDF box - ca. 74 Versicherer (optional)<br /> | ||
- Maklerinkassofunktion (optional) <br /> | - Maklerinkassofunktion (optional) <br /> | ||
- Versicherungsvergleiche für den Berufs-, Betriebs- Gewerbebereich, hier stehen Ihnen ca. 1.400 Rechner zur Verfügung<br /> | - Versicherungsvergleiche für den Berufs-, Betriebs- Gewerbebereich, hier stehen Ihnen ca. 1.400 Rechner zur Verfügung<br /> | ||
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=== Programmvorschau === | === Programmvorschau === | ||
In den Programmfolgeversionen werden Ihre Meinungen und Kundenanregungen einfliessen. Auswertungen und Statistiken, d.h. lfd. mtl. Auswertungen werden Ihnen einen umfassenden Bestandsüberblick ermöglichen. Über das Regiezentrum werden Sie Aktionen jedweder Art ausführen (newsletter, Werbe- u. sonstige Anschreibeaktionen ) wie auch spezielle Einblendungen im Kundenacount steuern. 4open | In den Programmfolgeversionen werden Ihre Meinungen und Kundenanregungen einfliessen. Auswertungen und Statistiken, d.h. lfd. mtl. Auswertungen werden Ihnen einen umfassenden Bestandsüberblick ermöglichen. Über das Regiezentrum werden Sie Aktionen jedweder Art ausführen (newsletter, Werbe- u. sonstige Anschreibeaktionen ) wie auch spezielle Einblendungen im Kundenacount steuern. 4open - VMSCloud Programmversionen 3.0 und 4.0 sind bereits in der Umsetzung.<br /> | ||
= '''Makleraccount Volldokumentation''' = | = '''Makleraccount Volldokumentation''' = | ||
== Makleraccount Berechtigungsstruktur == | == Makleraccount - Berechtigungsstruktur == | ||
4open kennt insgesammt 5 Berechtigungsstufen, die im folgenden beschrieben werden. | 4open kennt insgesammt 5 Berechtigungsstufen, die im folgenden beschrieben werden. | ||
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''' Makleraccount - Bildschirminhalt / Erläuterung zur Zählung''' | ''' Makleraccount - Bildschirminhalt / Erläuterung zur Zählung und Farbgebung ''' | ||
* Grünes icon = diese Farbgebung bedeutet, dass es sich beim Eintrag um einen echten Kunden handelt, also mindestens ein aktiver Eigenvertrag vorliegt. Ob nun noch Fremdverträge oder Anbahnungen vorliegen, interessiert nicht, es wird immer grün angezeigt. | |||
* Gelbes icon = diese Farbgebung bedeutet, dass es sich beim Eintrag wenigstens um einen bzw. mehrere Anbahnungsvorgänge handelt. Sollten auch Fremdverträge eingetragen sein interessiert das nicht, es wird immer gelb angezeigt. | |||
* Rotes icon = diese Farbgebung bedeutet, dass es sich beim Eintrag um wenigstens einen bzw. mehrere Fremdverträge handelt. Es dürfen keine anderweitigen Einträge als Fremdverträge vorhanden sein. | |||
* Schwarzes icon = Kein Vertrag ist hinterlegt oder alle Verträge stehen auf beendet, nicht bekannt / versichert / zustande gedkommen, Altvertrag. | |||
'''Makleraccount - Bildschirminhalt / Auflistung der Kunden''' | '''Makleraccount - Bildschirminhalt / Auflistung der Kunden''' | ||
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=== Makleraccount - Einzel-Kundenbereich, Servicebereich aufrufen === | === Makleraccount - Einzel-Kundenbereich, Servicebereich aufrufen === | ||
= Aufgaben Management = | |||
4open verfügt über Aufgaben Management. Aufgaben können in den Emailclients der Anwender abgelegt werden. Aufgaben werden in manchen Programmen oder Smartphones auch als "ToDos" bezeichnet. | |||
4open bedient dazu einen [CalDAV - Server](https://de.wikipedia.org/wiki/CalDAV) wie er z. B. standartmäßig per Microsoft Exchange, ownCloud, nextCloud, SOGo, Google Kalender, etc implementiert ist. | |||
Auf Anwenderseite können nahezu alle bekannten Clients mit den Aufgaben bestückt werden. Dazu zählen: | |||
- ownCloud WebAPP (über den Browser) | |||
- Outlook | |||
- iPhone - IOS | |||
- Android (Smartphones) | |||
- Thunderbird | |||
- etc. | |||
Die Vorteile dieser Lösung liegt darin, dass die Aufgabenverwaltung an einem zentralen Ort erfolgt. Dabei ist es unerheblich ob die Aufgabe manuell außerhalb von 4open eingefügt wurde, oder durch das 4open. Durch unterschiedliche Ordner können die Aufgaben leicht verwaltet werden. Es ist möglich, im 4open durch Aufruf der Export-Funktion, eine individuelle Aufgabe zu erstellen. Die aktuellste Version legt auch automatisiert Aufgaben an, wenn z. B. eine Dokument mit einem bestimmten Merkmal importiert wird. | |||
== Link == | |||
4open kopiert zusammen mit dem Hinweis, welche Aufgabe es ist (Kündigung durch Kunden / Versicherungsschein / Mahnung / etc.), auch gleich den Link auf den Vertrag, Kunden oder das Dokument in die Bemerkung der Aufgabe. Durch Klick auf den Link, gelangt man sofort zu dem entsprechenden Asset. Dies funktioniert natürlich nur, wenn man sich vorher an 4open angemeldet hat. | |||
== Automatisierte Aufgaben == | |||
nach Absprache mit Versdirekt können immer dann Aufgaben erzeugt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis durch die Importprogramme eintritt. Ein Beispiel: durch die Birpo-PDF-Box wird eine Kündigung importiert. Daraufhin erhält der betreuende Mitarbeiter eine Aufgabe mit einem Link auf das Dokument platziert. | |||
= Provisionsabrechnung = | |||
Selbstverständlich können auch Provisionen abgerechnet werden. Die Beschreibung würde den Umfang des Handbuches sprengen. Anwender, die das Provisionsmodul benötigen sprechen uns bitte an. | |||
= '''Makleraccount - Newsletterprogramm (optional)''' = | = '''Makleraccount - Newsletterprogramm (optional)''' = | ||
4open verfügt über eine Schnittstelle zu Zapier. Darüber lassen sich alle relevaten Newsletterversender mit Daten versorgen. | |||
Für anspruchsvolle e-Mails und mehr Umsatz erstellen und versenden Sie mit der Spezielletter-Software mühelos professionelle mails. Sie automatisierten anspruchsvolle Kampagnen. Sie erhalten mehr Aufmerksamkeit und kommen bei Ihren Kunden/Mandanten gut an. Sie erzielen mehr Umsatz. | Für anspruchsvolle e-Mails und mehr Umsatz erstellen und versenden Sie mit der Spezielletter-Software mühelos professionelle mails. Sie automatisierten anspruchsvolle Kampagnen. Sie erhalten mehr Aufmerksamkeit und kommen bei Ihren Kunden/Mandanten gut an. Sie erzielen mehr Umsatz. | ||
== Automatisierter E-mail Versand == | |||
Die Marketing AutomationSoftware ermöglicht es Ihnen, Mailings '''zu festen Anlässen oder verhaltensbasiert''' an Ihre Kunden/Mandanten zu versenden. Erstellen Sie automatisierte Lifecycle- oder Trigger-Kampagnen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse und Ihre Empfänger abgestimmt werden können. Der E-Mail Versand wird vollautomatischumgesetzt, sobald Ihr Mailing einmal aufgesetzt ist. Der manuelle Aufwand beim E-Mail Versand und beim Kundenkontakt wird dadurch minimiert. | |||
Beispiel Glückwünsche: <br /> | |||
- Geburtstag, <br /> | |||
- Hochzeit, <br /> | |||
- Firmenjubiläum, <br /> | |||
- Weihnachten,<br /> | |||
- Ostern,<br /> | |||
- neues Auto, <br /> | |||
- Umzug neues zuhause, <br /> | |||
- Firmengründung/Selbständigkeit, <br /> | |||
- Firmenjubiläum,<br /> | |||
- Geburt,<br /> | |||
- Zusendung verschiedenster Schaden-Merkblätter <br /> | |||
und vieles, vieles mehr. | |||
'''Die Kampagnen werden einmalig angelegt''', Sie sparen viel Zeit. Mit den richtigen Einstellungen läuft die lückenlose Kommunikation mit Ihren Empfängern wie von selbst. Die detaillierten Echtzeit-Reports zeigen Ihnen jederzeit, wie gut Ihre Kampagne aktuell performt. Vergleichen Sie, wie gut einzelne Mailings bei verschiedenen Zielgruppen funktionieren. Optimieren Sie Ihre Kampagnen langfristig für noch höhere Öffnungsraten und mehr Conversions. | |||
Die Qualitätsindikatoren für Ihr E-Mail Marketing | |||
Bouncerate: | |||
Sollte eine angeschriebene E-Mail-Adresse nicht mehr existieren, so wird dadurch ein sogenannter “Bounce” erzeugt. So bezeichnet man eine E-Mail, die nicht zugestellt werden konnte, da bspw. die E-Mail Adresse nicht mehr existiert oder das Postfach voll ist. Bei den meisten E-Mail Marketing Programmen werden Ihnen detailliert Auskunft über die Bounce-Rate gegeben. Diese ist ein wichtiger Indikator für die Qualität Ihrer Empfängerlisten. | |||
Allgemein kann zwischen Hard- und Softbounces unterschieden werden. Bei Ersteren handelt es sich um ein vorübergehendes Versandproblem (z.B. wenn das E-Mail-Fach zu voll ist oder Newsletter zu groß). Bei Hard Bounces hingegen ist die Zustellung generell nicht möglich (z.B. E-Mail-Adresse oder Domain-Name existieren nicht, Empfänger hat Ihre Newsletter als Spam eingestuft und Ihre Mails werden vom E-Mail Provider blockiert). Diese Unterscheidung sollten Sie bei der Bewertung Ihrer Bouncerate im Hinterkopf behalten. | |||
Prüfen Sie das Verhältnis zwischen Soft und Hard Bounces. Soft Bounces kommen immer wieder mal vor und sind nicht weiter tragisch. Sollten Sie vermehrt Hard Bounces bemerken, prüfen Sie, ob Ihr Newsletter primär bei einem bestimmten E-Mail Client nicht zugestellt werden kann. Ist dem so, dann wurde Ihre Absender-Adresse blockiert und Sie sollten schnellstens mit dem E-Mail Provider darüber sprechen. Weitere Tipps erhalten Sie in diesem Blogartikel. | |||
Abmelderate: | |||
Melden sich Empfänger über den automatisch generierten Abmeldelink ab, werden diese vollautomatisch gefiltert und für die nächsten Newsletter gesperrt. Die Abmelderate ist dabei die Summe aller Abmeldungen geteilt durch die Empfängeranzahl der Newsletter-Kampagne. | |||
Die Newsletter Marketing Tools kümmern sich vollautomatisch um das Bounce- und Abmeldemanagement. | |||
Zu jedem Newsletter bekommen Sie eine ausführliche Auswertung zur Bounces, d.h. wie viele E-Mails prozentual nicht zugestellt werden konnten und zur Abmelderate, d.h. wie viel Prozent der Empfänger sich vom Newsletter abgemeldet haben. Wenn Sie unseren automatisch generierten Abmeldelink mit unserer neutralen Abmeldeseite verwenden, haben die Empfänger zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Abmeldung zu begründen. | |||
Dies lässt direkte Rückschlüsse über Verbesserungsmöglichkeiten Ihres Newsletters, wie z.B. Frequenz oder Inhalt zu. Newsletter-Abmeldungen lassen sich nicht komplett vermeiden, jedoch geben Sie Ihnen die Möglichkeit, die Qualität Ihrer Newsletter zu bewerten und zu optimieren. Eine sehr hohe Abmelderate ist beispielsweise ein Indiz dafür, dass Ihre Mailings dem Leser nicht den erhofften Nutzen bringen. Ein weiterer Grund für eine hohe Abmelderate kann sein, dass Ihre Sendefrequenz nicht den Präferenzen Ihrer Empfänger entsprechen. | |||
= '''Makleraccount - Bestandsauswertung / powerBi (optional)''' = | = '''Makleraccount - Bestandsauswertung / powerBi (optional)''' = | ||
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= '''Makleraccount - BIPRO Schnittstelle (optional)'''= | = '''Makleraccount - BIPRO Schnittstelle (optional)'''= | ||
4open verfügt über eine Schnittstelle zur BiPro/Box von Mr. Money. Die Dokumente von ca. 90 Produktgebern können über dieses Programm abgeholt werden. Anhand der Versicherungsscheinnummer werden die Dokumente dann halbautomatisch zugeordnet. | |||
= '''Makleraccount - Maklerinkasso (optional)''' = | = '''Makleraccount - Maklerinkasso (optional)''' = | ||
4open | 4open kann im Zusammenspiel mit dem Programm "[https://www.open3a.de/ open3A]" von FurtmeierIT ein Maklerinkasso durchführen. Im Folgenden beschreiben wir diese Funktion. | ||
== Inkassolauf == | == Inkassolauf == | ||
Zu jedem belieben Zeitpunkt kann ein "Inkassolauf" gestartet werden. In 4open | Zu jedem belieben Zeitpunkt kann ein "Inkassolauf" gestartet werden. In 4open werden alle Verträge bei einem Inkassolauf berücksichtigt, | ||
* die „Aktiv“ sind, | * die „Aktiv“ sind, | ||
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So stellt sich der account des Kunden, die Startseite, nach dem login, dar. Beim Aufruf seines accounts durch den Kunden, wird die Seite " | So stellt sich der account des Kunden, die Startseite, nach dem login, dar. Beim Aufruf seines accounts durch den Kunden, wird die Seite " Übersicht Versicherungsverträge" | ||
aufgerufen. | aufgerufen. | ||
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- icon Sparschwein: Aufruf des Vergleichsprogramms (optional)<br /> | - icon Sparschwein: Aufruf des Vergleichsprogramms (optional)<br /> | ||
- icon Mann mit Hut: zum Vertragsinnen-, Aussenbetreuer, oder externen Kooperationspartner<br /> | - icon Mann mit Hut: zum Vertragsinnen-, Aussenbetreuer, oder externen Kooperationspartner<br /> | ||